REAL-WORLD CASE
Rolls Royce’s ERP Implementation
Rolls Royce (RR) adalah perusahaan global dengan beberapa divisi di lebih dari 14 negara.
Ini beroperasi di empat pasar global: dirgantara sipil, dirgantara pertahanan, kelautan, dan energi
Pada tahun 1996, Rolls Royce mengalihkan 90 persen dari fungsi IT-nya ke kontraktor yang dipanggil
Electronic Data Services (EDS), artinya EDS bertanggung jawab untuk mengawasi
struktur TI yang ada serta memberikan solusi TI yang memadai untuk kemakmuran masa depan
perusahaan.10 RR menggunakan lebih dari 1.500 sistem lama (mainframe) yang tidak akurat,
mahal untuk dioperasikan, dan sulit dirawat.
Kebutuhan akan sistem perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) telah dicatat akhir-akhir ini
1990-an di RR untuk menangani volume data yang diproduksi dan diproses dari yang baru
akuisisi dan pertumbuhan keseluruhan yang dialami oleh perusahaan. Pada 2001, RR memutuskan itu
SAP / R3, platform ERP yang terdiri dari 12 modul fungsional, akan diimplementasikan di
divisi kedirgantaraannya. Ada banyak tantangan yang harus diatasi oleh RR
agar implementasi berhasil terjadi.
Untuk mengatasi tantangan yang dihadirkan, RR harus memiliki tim IT yang hebat
dengan strategi implementasi yang layak. Proyek ERP terdiri dari tim manajemen
spesialis dari EDS yang kemudian mempekerjakan konsultan SAP untuk menyediakan teknis khusus
membantu penerapannya. Di dalam tim proyek ada ahli materi pelajaran
(UKM) dan staf yang memiliki pengetahuan penting tentang hubungan bisnis lintas fungsi dan
pengalaman sistem warisan lama. Sehubungan dengan tim ini ada operasional
unit bisnis (OBU), masing-masing dengan tim manajemen perubahan ERP sendiri, yaitu
bertanggung jawab untuk melaksanakan perubahan dan pelatihan kerja.11 Tim ERP di RR dapat
diklasifikasikan menjadi tiga kategori: budaya, bisnis, dan teknis.
Tantangan tim budaya adalah mengatasi masalah yang bersumber dari
apakah SAP (1) akan diterima oleh pengguna di seluruh perusahaan dan (2) akan diterima atau tidak
menyediakan fungsionalitas yang serupa dengan sistem lawas sebelumnya. Tim budaya memutuskan untuk
mengilustrasikan manfaat bagi perusahaan secara keseluruhan untuk mengatasi kekhawatiran. Mereka melakukannya dengan cara
melatih individu di seluruh RR. Pengguna spesialis dilatih, dan mereka, pada gilirannya, dilatih
pengguna ahli. Seiring dengan pertemuan dan presentasi, mereka memungkinkan pengguna untuk memahami sepenuhnya
dan memanfaatkan fungsionalitas.
Tim bisnis harus mengatasi masalah yang bersumber dari fakta itu
SAP membutuhkan struktur proses bisnis yang kaku yang membutuhkan implementasi vanilla.
Ini berarti bahwa praktik kerja di RR harus diubah untuk memenuhi fungsi
tuntutan nasional SAP. Tim bisnis menggunakan proses pemetaan dari prosedur saat ini
dan memetakannya kembali untuk menunjukkan bagaimana mereka harus diubah secara organisatoris
untuk memenuhi permintaan SAP. Secara keseluruhan, modifikasi mahal pada perangkat lunak SAP itu
dihindari.
Tim teknis harus mengatasi masalah terutama untuk menghindari kemungkinan
data tidak akurat. Tantangan utama mereka adalah membersihkan data selama migrasi. Tuan Uwe
Koch, pimpinan teknis di RR, mengatakan: “Kami belum mencapai semua target kami dan masih belum
selesai membersihkan data. Kami berada dalam periode stabilisasi. Menyediakan cukup banyak orang
untuk tugas-tugas ini sulit. ”12 Data harus disaring dan disimpan sambil menghindari du-
plication — perhatian utama untuk RR. RR membangun antarmuka dengan sistem lama untuk
beberapa keadaan khusus, jadi beberapa sistem lama tidak langsung offline.
Antarmuka mengharuskan data diambil dari sistem warisan sebelumnya, yang tentu saja
berarti itu harus akurat setelah dijalankan ke SAP. Ini karena laporannya
yang dihasilkan dari SAP haruslah tepat. Ini dilakukan dengan memvalidasi data sebelumnya
memasukkannya ke gudang data SAP. Sistem memerlukan beberapa "proses" mingguan melalui a
Server UNIX, yang menjembatani data dari sistem lama.
Peluncuran sistem adalah tantangan teknis lainnya. ERP dirancang dalam tiga
fase, di mana tahap ketiga sebenarnya adalah "implementasi". Pelaksanaan
dilakukan dalam dua gelombang. Gelombang pertama difokuskan pada penggantian warisan
sistem. Gelombang kedua dilakukan untuk mengimplementasikan elemen sisa seperti logistik
tics dan sumber daya manusia yang tidak dikonversi sampai gelombang pertama benar-benar berhasil.
Tim implementasi di RR, termasuk personel EDS dan konsultan SAP,
mengidentifikasi masalah yang terkait dengan penerapan SAP sebagai ERP untuk perusahaan sebelum masalah tersebut berkembang menjadi masalah yang akan menghambat dan mungkin menyebabkan
implementasi gagal. Oleh karena itu, upaya implementasi yang baik dilakukan
bisa jadi. Kasus ini tentunya menjadi bukti positif bahwa memiliki ERP yang solid dan berwawasan luas
tim pelaksana yang dapat mengantisipasi masalah selama implementasi, sambil meletakkan
ke depan strategi yang solid, adalah kunci sukses. RR terus melihat ke depan untuk mengadopsi
baru teknologi, metodologi, dan proses untuk membawanya ke tingkat berikutnya.
CASE QUESTIONS :
1. Apa pendapat Anda tentang proyek implementasi ERP RR? Apakah mereka memilih yang benar
strategi implementasi?
jawab :
Proyek implementasi ERP Roll Royce direncanakan dengan baik dan mencakup masalah budaya, bisnis, serta teknis. Rencana menyeluruh memungkinkan Roll Royce mengurangi risiko penerapan ke tingkat minimum dan meningkatkan peluang keberhasilan.
Roll Royce dengan tepat menerapkan pendekatan implementasi langkah demi langkah alih-alih pendekatan big-band. Proyek Roll Royce SAP mencakup tiga fase dan dilaksanakan secara berurutan untuk mengurangi risiko dan biaya kegagalan.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
2. Diskusikan faktor penentu keberhasilan dari strategi implementasi RR dan perannya
UKM dalam proyek tersebut.
jawab :
Faktor penentu keberhasilan adalah elemen utama yang harus dipenuhi agar proyek berhasil dilaksanakan. Resistensi organisasi terhadap perubahan adalah salah satu faktor penentu keberhasilan. Ini mengukur tentang tingkat penerimaan karyawan Roll Royce terhadap proyek implementasi SAP R / 3. Sebaliknya, jika karyawan memprediksi SAP akan mengubah proses bisnis yang ada secara dramatis tanpa menghasilkan manfaat yang signifikan atau memengaruhi posisi karyawan, maka resistensi tingkat tinggi dapat dihasilkan. Selain itu, staf internal RR akan menghasilkan resistensi tingkat tinggi jika sistem SAP baru tidak dapat memenuhi proses bisnis saat ini.
Pendekatan implementasi dua gelombang RR memberikan peluang keberhasilan yang lebih tinggi.
Peran UKM adalah memberikan pengetahuan tentang proses bisnis saat ini dari berbagai fungsi dan unit bisnis yang berbeda.
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------
3. Saran apa yang dapat Anda berikan kepada tim teknis RR tentang pendekatan mereka dalam bermigrasi
sistem warisan dengan perangkat lunak SAP?
jawab :
Roll Royce mengurangi biaya implementasi dengan memodifikasi proses bisnis saat ini agar sesuai dengan praktik terbaik SAP. Proses bisnis yang sangat terstandarisasi dapat membantu Roll Royce mengurangi biaya operasional dan meningkatkan efisiensi produksi. Karenanya, Roll Royce direkomendasikan untuk meninjau sistem R&D SAP sebelum memigrasi sistem lama yang ada.
