SISTEM ENTERPRISE

 Review Pertanyaan ERP

1. Apa perbedaan dari Area Fungsional dan Proses Bisnis?

Jawab : 

• Area Fungsional adalah  fungsi khusus agar perusahaan/bisnis dapat berfungsi secara efisien.

Area Fungsional terdiri dari Marketing and sales, Supply chain management, Accounting and finance, dan Human Resource. 

• Proses Bisnis adalah suatu kumpulan aktivitas atau pekerjaan terstruktur yang saling terkait untuk menyelesaikan suatu masalah tertentu atau yang menghasilkan produk atau layanan (demi meraih tujuan tertentu).

2. Menurut Anda apakah ERP itu dibutuhkan?

Jawab : 

ERP sangat dibutuhkan karena ERP dipergunakan untuk mengelola proses bisnis yang telah dibuat standarisasinya, agar berjalan sesuai dengan yang telah ditargetkan, dengan cara mengelola data secara sentral sehingga hanya perlu sekali saja memasukan data untuk selanjutnya dimanfaatkan oleh berbagai proses bisnis di dalam perusahaan.

karena hal tersebut supaya perusahaan/bisnis bisa dikelola secara efisien, dan dapat mengikuti perkembangan jaman.

3. Bagaimana Implementasinya ? 

Jawab : 

    1. Studi Kelayakan

Tahap ini bertujuan mengidentifikasi masalah dan peluang melalui proses yang sistematik serta memberi gambaran situasi dan menentukan hasil akhir. Persiapkan dan definisikan secara jelas agar anda yakin untuk ketahap lanjut.

    2. Peningkatan Proses bisnis 

Sebelum mengimplementasikan ERP, alangkah baiknya memperbaiki/meningkatkan proses bisnis 

    3. Seleksi Vendor 

Ini merupakan tahap paling awal namun paling krusial. Setiap vendor sistem akan menawarkan produknya dengan teknologi yang berbeda dan tentunya mempunyai kelebihan dan kekurangan masing – masing. Seringkali pernilaian untuk memilih vendor ini menjadi bias karena harga yang murah atau sekedar demo sistem yang terlihat menjanjikan.

    4. Kekuatan Tim 

Setelah selesai dengan proses pemilihan vendor, selanjutnya perlu dibentuk tim implementasi sistem. Tim ini terdiri dari perwakilan pihak perusahaan dan pihak vendor yang akan saling bekerja sama selama tahap persiapan dan implementasi sistem. Setiap anggota tim ini harus mempunyai hirarki, tugas dan wewenang yang jelas. Dari tim implementasi inilah proses perencanaan implementasi sitem dimulai. 

    5. Harapan Managemen

Pengelolaan ekspektasi ini penting untuk memastikan sistem yang akan diimplementasikan dapat memenuhi harapan para pemangku kepentingan di perusahaan. Ekspektasi ini bisa jadi berbeda pada setiap level pengguna sistem di perusahaan dan bisa jadi saling bertolak belakang. 

4. Siapa Yang Bertanggung jawab?

Jawab : 

• Manajemen Proyek Internal : mitra implementasi ERP akan menyediakan sumber daya manajemen proyek untuk memandu pengimplementasian melalui proyek 

• Supers Users : untuk setiap area fungsional implementasi ERP Software Anda ( keuangan, penjualan , logistik dll ) . Super users akan bertanggung jawab untuk pelatihan koordinasi , pengujian pengguna dan umpan balik dalam departemen mereka .

• Administrasi :  Sistem administrator akan bertanggung jawab untuk tugas administratif harian ERP Software menyiapkan pengguna baru , dukungan dasar untuk permintaan pengguna,otorisasi pengguna dan pelaporan .

• Partisipasi manajemen Senior : supaya sistem anggaran mana pun menjadi lebih efektif dalam memotivasi pembuatanggaran.

TUGAS SISTEM ENTERPRISE 1

KEDAI KOPI DARI PAGI

Proses Bisnis dalam Kedai Kopi : 

Marketing and Sales	Supply Chain Management	Accounting and Finance	Human Resources
Melakukan big promo, pada grand opening, dan pada hari-hari besar	Membeli bahan baku mentah, dan alat-alat untuk produksi	Membuat Pembukuan dan laporan keuangan secara digital	Perekrutan Karyawan( Barista, Pegawai Kasir, Pelayan)
Pengelolaan Harga jual yang mampu menutupi biaya produksi	Malakukan negosiasi dengan pemasok bahan (Petani kopi)	Menjadi penghubung dengan pihak ketiga (Investor)	Melakukan pelatihan karyawan, serta memberikan Achievment bagi pegawai teladan
Menentukan target pasar (kalangan remaja)	Menjalin hubungan  baik dengan pemasok serta partner-partner lain	Memperkirakan dan meminimalisir kelebihan dana, pada penyewaan tempat, dan biaya produksi	Mengatur pembagian gaji karyawan
Menerima pesanan (Dapat dilakukan ditempat atau secara online)	Memastikan kosistenitas penggunaan bahan baku dalam resep	Pembayaran pemasok	Mengatur jadwal karyawan

 

SISTEM INFORMASI :

Marketing and Sales	Supply Chain Management	Accounting and Finance	Human Resources
Menerim data pesanan baik online maupun offline	Pendataan kelengkapan bahan baku dan pendataan alat	Merekap pemasukan dan pengeluaran, serta laporan keuangan	Pendataan absensi karyawan dan kinerja karyawan

Area Fungsional Sistem Informasi terdapat beberapa hal didalamnya, antara lain:

• Input dan Output untuk setiap area fungsional
• Mencatat jenis data yang dibutuhkan oleh masing-masing area
• Sistem Informasi memlihara hubungan antara semua area dan proses fungsional

1. Marketing and Sales

• Membutuhkan informasi dari bidang fungsional lainnya.

• Customer dapat memesan dengan cara datang langsung ke gerai, maupun melalui aplikasi. Lalu mencatat produk yang sering di pesan.

• Memerlukan data dari Human Resource untuk bertukar informasi terkait dengan kebutuhan perekrutan, perlidungan hukum, izin usaha, dll.

• Input yang diperlukan oleh M/S:

  • Data pesanan
  • Data pelanggan
  • Data trend penjualan
  • Statistik penjualan
  • Harga pokok per unit

• Output yang dihasilkan:

• Strategi penjualan
• Kebijakan harga
• Kebutuhan tenaga kerja
• Data Pembayaran customer

2. Supply Chain Management 

• Membutuhkan informasi dari beberapa area fungsional.

• Rencana produksi perencanaan jangka pendek, menengah dan panjang berdasarkan data marketing.

• Perencanaan yang akurat dibutuhkan untuk:

  • Bahan baku dan bahan penolong sesuai dengan kebutuhan (menghindari stockout).
  • Tingkat persediaan yang tetap rendah untuk penghematan biaya persediaan (menghindari overstock).

• Menelaah lebih lanjut data statistik penjualan dari divisi A/F untuk dapat menyesuaikan biaya.

• Berinteraksi dalam beberapa hal dengan Human Resource.

• Mencatat dan menyediakan data bagi Acct/Fin untuk pencatatan pemakaian sumber daya (bahan, mesin, tenaga kerja) dan kebutuhan analisa biaya.

• Input yang diperlukan :

  • Data penjualan produk
  • Perencanaan produksi
  • Level persediaan
  • Kebijakan penambahan dan pengurangan tenaga kerja

• Output yang dihasilkan:

• Pemesanan bahan baku
• Laporan pembelian dan produksi bahan baku
• Data pemakai sumber daya
• Data produksi dan persediaan

3. Accounting and Finance 

• Membutuhkan informasi dari semua bidang fungsional.

• Mencatat transaksi pada masing-masing buku account, seperti Sales, Penerimaan Kas, Penerimaan material, pengeluaran kas, biaya-biaya dan akhirnya mempersiapkan laporan keuangan.

• Bagian lain menyediakan informasi terkait dengan data penjualan (M/S), data produksi dan persediaan (SCM), gaji dan kesejahteraan (HR), akurasi dan ketepatan waktu dari fungsi fungsi lain mempengaruhi akurasi dan ketepatan waktu penyajian laporan oleh Acct/Fin.

• Mencatat data laporan pembelian bahan baku dan perawatan alat produksi.

• Input yang diperlukan:

  • Data pembayaran customer
  • Data penjualan
  • Data produksi dan persediaan
  • Data pengupahan dan biaya

• Output yang dihasilkan:

• Data penjualan
• Laporan keuangan
• Pembayaran kepada pemasok

4. Human Resource 

• Membutuhkan informasi dari bidang fungsional lain.

• Melakukan tugas terkait dengan perekrutan, kesejahteraan, pelatihan, tata kelola yang sesuai dengan peraturan dan undang-undang.

• Membutuhkan proyeksi kebutuhan tenaga kerja yang akurat dari bagian lainnya terkait dengan spesifikasi tenaga kerja untuk menentukan upah dan seberapa perusahaan mampu membayar karyawan.

• Menyediakan data yang akurat dan tepat waktu sebagai laporan kepada manajemen.

• Mengelola database kompetensi karyawan untuk kebutuhan promosi, kenaikan upah.

• Input yang diperlukan:

  • Data skill
  • Data kebutuhan tenaga kerja

• Output yang dihasilkan:

• Pelatihan karyawan
• Mengevaluasi kinerja karyawan dan memberhentikan karyawan
• Mengatur rancangan gaji karyawan yang sesuai dengan tugas dan kontribusi bagi perusahaan
• Databse keahlian
• Data aturan dan ketentuan

KESIMPULAN : 

• Sistem informasi menangkap, memproses, dan menyimpan data untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

• Sistem informasi area fungsional harus diintegrasikan, sehingga data yang dibagikan akurat dan tepat waktu.

• Ketepatan waktu dan keakuratan data adalah penting untuk keberhasilan proses dimasing-masing area fungsional, sehingga mendukung operasional perusahaan, dan pertumbuhan dimasa mendatang.